Sepa qué documentación tiene, qué documentación falta y qué debe regularizar antes de necesitarla.
SAE es un Servicio de Auditoría Externa que EZ3 brinda a su empresa para mantener bajo control permanente la documentación generada, mediante auditoría, detección de faltantes, digitalización, información y seguimiento hasta su regularización.
Una empresa puede tener miles de documentos correctamente archivados y descubrir mucho tiempo después que falta justamente el documento que necesita.
SAE busca detectar ese faltante antes de que se transforme en un costoso problema.
SAE permite controlar ambas cosas.
Desde el consenso inicial con su empresa hasta el seguimiento y la guarda documental.
Reunión de nuestros consultores con personal de su empresa para definir y consensuar tres aspectos clave del servicio.
Consensuamos el alcance de la auditoría con su empresa.
Acordamos previamente los criterios de revisión y la documentación a evaluar.
Definimos objetivos, responsabilidades, periodicidad y criterios que regirán el servicio.
Recibimos la documentación generada por los sectores acordados.
Ordenamos e identificamos cada documento según criterios definidos.
Comparamos lo recibido con lo que debería haberse generado.
Identificamos faltantes, períodos incompletos o inconsistencias.
Informamos por escrito al departamento responsable.
Generamos la imagen digital y los datos asociados.
Incorporamos documentación, estado y datos para consulta.
El faltante queda bajo control hasta su regularización.
Finalizado el proceso, la documentación física puede ser devuelta a las oficinas de su empresa o almacenada en contenedores especiales para su Guarda y Conservación, tanto en su empresa como en los almacenes de nuestro Partner Estratégico, durante el plazo de conservación legal y/o el período acordado. Si se requiere un original físico, System Docs permite conocer la ubicación y el contenedor asociado, facilitando su localización y la entrega en su empresa dentro de las 24 horas, según las condiciones del servicio.
Los parámetros se definen y consensúan previamente con cada departamento que genere documentación, porque son esos sectores quienes conocen qué producen, con qué periodicidad, qué información debe contener y cuáles son sus circuitos internos.
Su empresa define qué documentación debería existir. SAE controla que efectivamente exista.
La documentación establecida para el período fue recibida y procesada de acuerdo con los parámetros definidos con su empresa.
ESTADO: COMPLETASAE mantiene identificados los faltantes e informa por escrito al departamento responsable su situación hasta que entregue la documentación pendiente.
ESTADO: INCOMPLETASAE lo mantiene bajo control hasta su regularización.
Identificar la documentación ausente.
Comunicar por escrito al sector responsable.
Mantener el pendiente bajo control.
Recibir la documentación faltante.
Validar que complete el faltante detectado.
Actualizar el estado en System Docs.
La documentación auditada e indexada puede consultarse por Estado de la Documentación y registrar también su ubicación física y el contenedor asociado.
Evaluamos junto con sus departamentos los parámetros necesarios para implementar SAE en su organización.