Gestionamos tanto su archivo histórico como la documentación actual de uso diario y crítica para su empresa, manteniéndola organizada, controlada, localizable y disponible cuando se necesita.
No se trata solo de digitalizar documentos. Se trata de administrar información.
Desde 1990 EZ3 trabaja con información y documentación empresarial. Hoy administramos información física y electrónica, tanto histórica como actual, combinando organización documental, digitalización, control, guarda y tecnología.
Analizamos cada necesidad y desarrollamos una solución adaptada al volumen, los tipos de documentos y la forma en que cada organización necesita recibir, ordenar, controlar, guardar, localizar y utilizar su información.
Cuando la documentación se administra correctamente, el archivo deja de ser un depósito y se transforma en información útil, trazable y disponible para la operación.
Su archivo histórico, organizado, digitalizado y guardado convenientemente. Su documentación actual, organizada, digitalizada y guardada convenientemente, permanentemente bajo control. Toda su información, física y electrónica, localizable y consultable mediante System Docs.
Recibimos o retiramos la documentación acumulada de su empresa tal como se encuentra, sin exigir una preparación previa, y la transformamos en información organizada, digitalizada, guardada convenientemente y disponible para su consulta.
Retiramos o recibimos periódicamente la documentación de uso diario y crítica para su empresa, tal como se encuentra, y la administramos mediante los 10 puntos de SAE para mantenerla permanentemente bajo control.
Estas son las principales etapas con las que EZ3 administra, organiza y prepara el archivo histórico para su guarda y consulta mediante System Docs.
Organizamos la documentación histórica por los criterios acordados, identificando tipos documentales, períodos, cajas, carpetas, legajos y demás unidades de archivo.
Registramos la ubicación y el contenido del archivo físico para saber qué documentación existe, dónde se encuentra y cómo localizarla.
Generamos la imagen digital y los datos asociados necesarios para transformar el archivo físico en información organizada y consultable.
Preparamos la documentación física para una guarda conveniente, ordenada y controlada, manteniendo su identificación y localización.
La información digitalizada e indexada puede incorporarse a System Docs para localizar registros y acceder al documento asociado en segundos.
Administramos la documentación que su empresa genera todos los días para que esté organizada, digitalizada, guardada convenientemente y bajo control permanente.
SAE es el servicio con el que EZ3 administra la documentación actual de su empresa. La retiramos o recibimos periódicamente tal como se encuentra y la procesamos mediante 10 puntos de trabajo, desde la Consultoría de Consenso hasta el seguimiento y la guarda documental.
Reunión de nuestros consultores con personal de su empresa para definir y consensuar los criterios que regirán el servicio.
Consensuamos el alcance de la auditoría con su empresa.
Acordamos previamente los criterios de revisión y la documentación a evaluar.
Definimos objetivos, responsabilidades, periodicidad y criterios que regirán el servicio.
Retiramos o recibimos periódicamente la documentación generada por los sectores acordados, en las condiciones en que se encuentra.
Ordenamos e identificamos cada documento de acuerdo con los criterios y tipos documentales definidos.
Comparamos la documentación recibida con la documentación que, según los parámetros consensuados, debería haberse generado.
Identificamos documentos ausentes, períodos incompletos, inconsistencias y situaciones que requieren regularización.
Informamos por escrito al departamento responsable qué documentación se encuentra pendiente y cuál es su situación.
Digitalizamos la documentación recibida con criterios de calidad, identificación e indexación para su posterior consulta.
Incorporamos la documentación y sus datos a System Docs, incluyendo su estado y la información necesaria para su localización y control.
El faltante permanece identificado y bajo seguimiento hasta que el departamento correspondiente entregue la documentación pendiente y pueda regularizarse.
Finalizado el proceso, la documentación física puede ser devuelta a las oficinas de su empresa o almacenada en contenedores especiales para su Guarda y Conservación, tanto en su empresa como en los almacenes de nuestro Partner Estratégico, para su guarda y custodia durante el plazo de conservación legal y/o el período acordado. Si se requiere un original físico, System Docs permite conocer la ubicación y el contenedor asociado, facilitando su localización y la entrega en su empresa dentro de las 24 horas, según las condiciones del servicio.
Responda 3 preguntas y obtenga un resultado inmediato para visualizar cómo está hoy el control documental de su empresa.
Tanto la información proveniente de su archivo histórico como la documentación actual procesada por EZ3 puede quedar organizada para localizar registros y acceder al documento asociado sin depender de la memoria de una persona ni de revisar cajas una por una.
Ejemplo ilustrativo de cómo la información indexada permite localizar rápidamente el documento asociado.
Administrar información física y electrónicamente permite reducir búsquedas manuales, mejorar la trazabilidad y mantener el control documental.
Búsquedas rápidasEncuentre información por múltiples criterios sin revisar cajas o carpetas manualmente.
TrazabilidadSepa dónde está cada documento y cómo se relaciona con el archivo físico.
Control de faltantesIdentifique documentos ausentes, pendientes o con errores.
Acceso organizadoCentralice información y consulte según usuarios, roles y permisos definidos.
Mayor productividadReduzca tareas repetitivas, tiempos de búsqueda y demoras en la respuesta.
Información para decidirGenere listados, cantidades, duplicados, tendencias y reportes a partir de la base documental.
Su archivo histórico y su documentación actual dejan de ser conjuntos aislados de documentos y pasan a formar parte de una información organizada, controlada, localizable y accesible mediante SYSTEM DOCS.
VER SYSTEM DOCS →
Recibimos o retiramos la documentación acumulada, la organizamos, digitalizamos, indexamos y preparamos para su guarda.
Retiramos periódicamente la documentación diaria y crítica y la procesamos mediante los 10 puntos de SAE.
Mantenemos la documentación física identificada, ordenada y preparada para una guarda conveniente y controlada.
La información queda localizable y consultable, manteniendo la relación entre los datos electrónicos y la documentación física asociada.
CONSULTORÍA SIN CARGO
Realizamos una primera evaluación para conocer su archivo histórico y/o la documentación actual que genera diariamente, y definir cómo podemos organizarla, controlarla, digitalizarla, guardarla y hacerla accesible.
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El acceso será activado próximamente.